Was man braucht: PC, Textverarbeitungssoftware, Drucker
Zeitaufwand: Circa eine halbe Stunde
Schwierigkeit: Leicht
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Im geschäftlichen Umfeld ist die Angebotsanfrage die Vorstufe zur Anbahnung eines Vertrages, der mit dem Angebot eingeleitet wird. Die Angebotsanfrage dient dabei zunächst als reiner Informationsaustausch und ist rechtlich unverbindlich.
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Die Angebotsanfrage wird hauptsächlich genutzt, um sich aktuelle Angebote verschiedener Anbieter zukommen zu lassen. Diese können dann miteinander verglichen und anschließend das lukrativste Angebot ausgewählt werden.
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Da es sich bei der Angebotsanfrage um einen Geschäftsbrief im engeren Sinne handelt, ist sie maschinell aufzusetzen und nach bestimmten Layout Vorgaben zu gestalten.
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Zunächst ist der Briefkopf zu gestalten. Dieser sollte die eigene Firmenanschrift linksbündig, optional mittig, enthalten. Ist ein Firmenlogo vorhanden, kann dieses hier zum Zwecke der schnelleren Wiedererkennung ebenfalls eingefügt werden. Rechts oben sind der Ort sowie das aktuelle Datum zu platzieren.
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Nach dem Briefkopf sind circa zwei bis drei Zeilen Platz zu lassen, dann folgt das Anschriftenfeld. Hier sind die vollständigen Adressinformationen des Anzufragenden zu hinterlegen.
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Nun wieder etwa zwei Zeilen frei lassen, dann kann optional eine Betreffzeile eingefügt werden. Anhand der Betreffzeile sollte der kommende Inhalt der Angebotsanfrage schon möglichst klar ersichtlich werden.
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Nun sind nochmals zwei Zeilen frei zu lassen, bevor der Textkörper mit der formellen Anrede eingeleitet wird. Ist beim anzufragenden Unternehmen ein direkter Kontakt bekannt, sollte dieser in der Anrede angesprochen werden (Beispiel: „Sehr geehrte Frau Meyer, …“).
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Nach einer Leerzeile wird dann klein weitergeschrieben und auf circa 10 bis 15 Zeilen die Angebotsanfrage konkretisiert. Sind die Artikelbezeichnungen und Artikelnummern der angefragten Artikel bekannt, sollten diese mit benannt werden. So lassen sich Missverständnisse vermeiden. Ebenfalls sollte ein Kontakt für Rückfragen benannt werden, falls dieser vom Verfasser abweicht.
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Abgeschlossen wird die Angebotsanfrage mit einer formellen Grußformel und der Unterschrift. Diese muss nach dem Ausdrucken noch handschriftlich ergänzt werden, dann kann die Angebotsanfrage verschickt werden.