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Uni-Wissen

Wie kann man eine Email richtig schreiben?

Was man braucht: Computer, Email Software, Internet
Zeitaufwand: Wenige Minuten
Schwierigkeit: Leicht
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Um eine Email schreiben zu können, benötigt man einen Computer, einen Internetzugang sowie ein Email-Konto. Ein solches Konto bekommt man bei vielen verschiedenen Anbietern (Beispiel Anbieter: www.gmx.de ; www.web.de ; www.googlemail.com ).
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Um eine Email nun richtig zu schreiben, muss man zunĂ€chst den EmpfĂ€nger angeben. GrundsĂ€tzlich stehen dabei drei Möglichkeiten zur VerfĂŒgung.
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Im „An“ Feld werden EmpfĂ€nger eingetragen, welche diese Email als Original erhalten sollen. Das „Cc“ Feld ist vorgesehen fĂŒr EmpfĂ€nger, welche die Email in Kopie erhalten sollen. Hierbei werden keine inhaltlichen Unterschiede gemacht. Im „Bcc“ Feld schließlich, werden EmpfĂ€nger eingetragen, welche die Email ebenfalls in Kopie erhalten, jedoch fĂŒr die anderen EmpfĂ€nger nicht sichtbar sein sollen.
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Eine Email ist stets mit einem aussagekrÀftigen und zum Inhalt passenden Betreff zu versehen. Damit wird nicht nur die thematische Einordnung durch den EmpfÀnger erleichtert, sondern auch verhindert, dass die Email versehentlich als Spam erkannt und herausgefiltert wird.
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Wie einen Brief auch, sollte man eine Email immer mit einer formalen und höflichen Anrede einleiten (Beispiel: „Guten Tag Frau MĂŒller, 
“).
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Beim Verfassen des anschließenden Textkörpers hat der Verfasser weitestgehend freie Hand. Vorsichtig sollte man bei der Verwendung von bestimmten Formatierungen sein, da diese nicht von jedem Mailprogramm gleichermaßen interpretiert werden, was zu Verzerrungen in der Textdarstellung fĂŒhren kann. Die wenigsten Schwierigkeiten dahin gehend ergeben sich mit dem Format „HTML“, was sich bei vielen Email Programmen leicht einstellen lĂ€sst.
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Beendet werden sollte eine Email mit einer dem Text entsprechenden Grußformel. Generell kann hier ein etwas lockerer Schreibstil angewandt werden als in GeschĂ€ftsbriefen (Beispiele: „Mit Besten GrĂŒĂŸen“ ; „MfG“).
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Sollen Dateien an die Email angehĂ€ngt werden, ist darauf zu achten, dass diese vom EmpfĂ€nger auch geöffnet werden können. Das verwendete Dateiformat sollte im Zweifel vorher geklĂ€rt werden. DarĂŒber hinaus ist auf die DateigrĂ¶ĂŸe zu achten. Viele PostfĂ€cher haben eine eingebaute GrĂ¶ĂŸenbeschrĂ€nkung und blockieren Emails, welche diese GrĂ¶ĂŸe ĂŒberschreiten. 5 Megabyte als maximale RichtgrĂ¶ĂŸe sollten hier beachtet werden.