Was man braucht: Papier, PC, Textverarbeitungssoftware, Drucker, Briefumschlag
Kostenpunkt: Kosten fallen für den Versand als Einschreiben an
Zeitaufwand: Etwa 30 Minuten
Schwierigkeit: Leicht bis mittel
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Eine Stornierung wird meist dann benötigt, wenn ein Auftrag oder Vertrag vorzeitig aufgelöst werden soll. Die Stornierung sollte daher immer inhaltlich auf das jeweilige Ausgangsdokument zugeschnitten sein.
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Die Stornierung sollte nach Möglichkeit maschinell erstellt werden und vom Aufbau her einem Geschäftsbrief entsprechen. Im Briefkopf kann der Absender seine Anschrift eintragen, rechts oben sollten Datum und Ort vermerkt werden.
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In etwa zwei bis drei Zeilen Abstand zum Briefkopf ist dann die Anschrift des Adressaten zu platzieren. Ist für den Vorgang ein konkreter Ansprechpartner, beispielsweise der Kundenberater, bei dem der Vertrag geschlossen wurde, bekannt, sollte dieser ebenfalls namentlich erwähnt werden.
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Eine Überschrift hilft, das Dokument einzuordnen und sollte mit etwas Abstand unter die Empfängeradresse geschrieben werden (Beispiel: „Stornierung Handyvertrag 013478/12“).
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Den inhaltlichen Teil der Stornierung leitet man am besten mit einer formalen Anrede ein (Beispiel: „Sehr geehrte Frau Heinrich, …“).
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Nun folgt der eigentliche Textkörper der Stornierung. Geschieht diese im Rahmen gesetzlicher Fristen, muss sie nicht zwingend begründet werden, auch wenn dieses eventuell gefordert wird (Beispiel: „hiermit stornieren wir unseren Auftrag von diesem Montag unter Wahrung der gesetzlichen Fristen.“).
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Auf der sicheren Seite ist man, wenn man sich die Stornierung noch einmal schriftlich bestätigen lässt (Beispiel: „Wir bitten um eine schriftliche Bestätigung, dass der Auftrag hiermit storniert ist.“). Dies ist immer dann besonders sinnvoll, wenn Fristen an die Stornierung gebunden sind.
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Die Stornierung muss eigenhändig unterschrieben sein und sollte immer als Einschreiben verschickt werden.