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Als Spesen werden sowohl die Betriebsausgaben des Selbständigen als auch der Verpflegungsmehraufwand, also die sogenannten Tagesspesen bezeichnet.
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Betriebsausgaben des Selbständigen sind die Ausgaben, die der Selbständige im Zusammenhang mit seinem Betrieb zu tätigen hat, die also dem Erwerb dienen und deswegen betrieblich veranlasst sind.
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Nicht dazu gehören Ausgaben, die gemäß § 12 ESTG nicht abzugsfähig sind, wozu zum Beispiel Geldstrafen oder Geldbussen gehören oder Aufwendungen, die auch dem privaten Lebensbereich zuzuordnen sind. Bestimmte Aufwendungen können gemäss § 4 EStG nur teilweise abgezogen werden.
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Für die sogenannten Tagesspesen, also den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen, kennt das deutsche Steuerrecht bestimmte Pauschalbeträge: Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 6 Euro, bei mehr als 14 Stunden 12 Euro und bei mindestens 24 Stunden 24 Euro pro Kalendertag.
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Davon hat der Steuerpflichtige natürlich die Beträge in Abzug zu bringen, die ihm von seinem Arbeitgeber erstattet werden.
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Für Dienstreisen ins Ausland gelten je nach Zielland höhere Pauschalbeträge.