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Uni-Wissen

Wie schreibt man Beh├Âren einen Brief?

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Viele Menschen tun sich schwer einen Beh├Ârdenbrief zu schreiben. Dabei ist es ganz einfach. Man sollte in erster Linie sachlich bleiben und den Brief je nach Anlass m├Âglichst kurz halten.
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Wenn man gleich auf den Punkt kommt, dann erh├Âhen sich die Chancen, dass der Brief schnell bearbeitet wird.
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Ganz wichtig an einem Beh├Ârdenbrief ist, dass er alle relevanten Informationen beinhaltet. Das hei├čt es sollte immer das genaue Aktenzeichen, der Name und die Adresse der schreibenden Person angegeben werden. So kann die Beh├Ârde den Brief schnell zuordnen.
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Hat man vorher schon einmal mit der Beh├Ârde telefoniert, so ist es sinnvoll auch dieses in den Beh├Ârdenbrief einzubringen. Der erste pers├Ânliche Kontakt ruft eine gewisse Vertrautheit in Erinnerung.
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Die Gliederung eines Beh├Ârdenbrifes ist wie folgt: In die Kopfzeile geh├Âren, wie bei jedem Brief, Name und Anschrift des Absenders und des Empf├Ąngers, sowie eventuell der Name des Sachbearbeiters (Beispiel: z.H. Frau M├╝ller).
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In die Betreffzeile geh├Ârt das Anliegen und das Aktenzeichen oder ggf. eine Kundenummer.
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Der klassische Beh├Ârdenbrief beginnt immer mit der Anrede “Sehr geehrte Damen und Herren,” oder mit der direkten Anrede des Sachbearbeiters (Beispiel: “Sehr geehrte Frau M├╝ller,”.
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Der Hauptteil des Briefes schildert den genauen Sachverhalt. Man sollte die Fragen “Worum geht es?” “Wie kann man es l├Âsen?” “Wer ist betroffen?” “Was w├Ąren die Folgen?” in dem Brief beantworten k├Ânnen.
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In den Hauptteil kommen jedoch auch gute Argumente, welche f├╝r das jeweilige Anliegen sprechen. Man sollte sein Anliegen also aussagekr├Ąftig begr├╝nden um es zum Erfolg zu bringen.
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Manchen Beh├Ârdenbriefen, wie beispielsweise den Antr├Ągen f├╝r Sozialleistungen, muss man Kopien verschiedener Dokumente als Anlage hinzuf├╝gen. Dass man dieses getan hat, sollte man selbstverst├Ąndlich auch im Brief erw├Ąhnen.