Wie kann man Geschäftsbriefe richtig schreiben?

Aufbau und Layout eines Geschäftsbriefes sind in der DIN 5008 geregelt (Google Suchbegriff: „Geschäftsbrief nach DIN 5008“).

Zunächst ist das Textverarbeitungsprogramm entsprechend zu konfigurieren. Der linke Rand beträgt 2,41 cm, die sogenannte Fluchtlinie. Als Schriftart sollte eine gut lesbare Standardschrift verwendet werden. Die Schriftgröße sollte zwischen 10 bis 12 Pkt. betragen.

Der Briefkopf kann weitestgehend frei gestaltet werden. Hier sollte jedoch zumindest die Firmenanschrift hervorgehen.

Nach dem Briefkopf sind zwei bis drei Zeilen Abstand zu lassen, dann folgt linksbündig das Anschriftenfeld. Der Aufbau der Anschrift ist ebenfalls in der DIN 5008 genormt (Google Suchbegriff: „Anschrift nach DIN 5008“).

Der Platz auf der rechten Seite neben dem Anschriftenfeld ist für interne Vermerke des Empfängers frei zu lassen.

Nun folgt die Zeile, welche die Bezugszeichen enthält. Dies sind Angaben zu bisherigem Schriftverkehr (Beispiel: „Ihr Schreiben vom …“) sowie optional Namen und Durchwahl des Sachbearbeiters. Zusätzlich ist hier das Erstelldatum des Geschäftsbriefes zu platzieren.

Optional kann nun mit circa drei Zeilen Abstand eine Betreff- oder Überschriftenzeile eingefügt werden.

Wird ein Betreff verwendet, sind nun zwei Zeilen Abstand zu lassen. Dann wird mit der Anrede fortgefahren.

Zwischen Anrede und dem Textkörper ist eine Leerzeile zu lassen. Der inhaltliche Teil des Geschäftsbriefes sollte möglichst klar gegliedert und leicht verständlich geschrieben sein. Umgangssprache sollte vermieden, wichtige Passagen (Fristen, Termine) sollten hervorgehoben werden.

Abgeschlossen wird der Geschäftsbrief mit einer Grußformel und der Unterschrift des Verfassers. Optional kann die Unterschrift noch mit einem Firmenstempel versehen werden.

Nach dem Ausdrucken muss der Geschäftsbrief dann gegebenenfalls noch eigenhändig unterschrieben werden, bevor er verschickt werden kann.