Was man braucht: Computer, Textverarbeitungsprogramm, Drucker
Zeitaufwand: Circa 30 Minuten
Schwierigkeit: Mittel
1
Grundsätzlich stehen für das Layout eines Briefes mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Handelt es sich jedoch um einen Geschäftsbrief, sind die Normen der DIN 5008 für die Gestaltung des Briefbogens einzuhalten. Ein Privatbrief ist nicht an diese Norm gebunden. Es empfiehlt sich jedoch, bei Korrespondenz mit Ämtern und Behörden ebenfalls auf dieses Layout zurückzugreifen.
2
Der Musterbrief sollte im Idealfall nicht länger als eine DIN-A4 Seite sein. Falls dies doch einmal notwendig ist, sind die Seiten durchzunummerieren.
3
Der Musterbrief ist mit einem Briefkopf zu versehen. Dieser nimmt etwa 10 bis 20 Prozent, beginnend vom oberen Rand, ein und sollte die vollständigen Kontaktdaten des Absenders enthalten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Mobil). Platzieren sollte man sie entweder linksbündig oder mittig, der Platz rechts sollte für das Datum und den Erstellungsort reserviert bleiben.
4
Unter dem Briefkopf folgt in einem Abstand von zwei bis drei Zeilen die Anschrift des Briefempfängers (Name, Anschrift, Adresszusätze). Insgesamt sollten dafür maximal neun Zeilen aufgewendet werden.
5
Zwischen der Anschrift und dem eigentlichen Brieftext sollten nun etwa fünf bis sechs Zeilen Abstand gelassen werden. Dieser Platz kann dann optional für Überschriften- oder Betreffzeilen genutzt werden (Beispiel: „Betreff: Beschwerde an den Hauswart“).
6
Der Brieftext wird mit einer förmlichen, passenden Anrede begonnen (Beispiel: „Sehr geehrte Damen und Herren, …“). Dann ist eine Leerzeile zu lassen und klein weiterzuschreiben.
7
Der Brieftext ist nun individuell zu erstellen. Beachtet werden sollte, einen sachlichen und formellen Schreibstil zu verwenden, vor allem bei Korrespondenz mit Behörden und Ämtern. Der Textfluss sollte linksbündig eingestellt sein und ist mit Absätzen aufzulockern. Dies erhöht die Lesbarkeit immens.
8
Abgeschlossen wird der Brieftext mit einer Grußformel und meist der eigenen Unterschrift. Falls notwendig, ist diese durch eine eigenhändige Signatur nach dem Ausdrucken zu ergänzen. Dann ist der Brief fertig.