Wie kann man eine E-Mail schreiben?

Für die Adressierung einer E-Mail existieren drei Anschriftenfelder. In das „An“ Feld werden die Empfänger mit ihrer jeweiligen E-Mail-Adresse geschrieben, welche die E-Mail im Original bekommen sollen. Das „Cc“ Feld enthält die Empfänger, welche die E-Mail als Kopie erhalten. In diesen beiden Feldern ist jeder Empfänger für den anderen sichtbar.

Eine Besonderheit ist das dritte „Bcc“ Feld. Diese Empfänger erhalten die E-Mail ebenfalls als Kopie, sind jedoch für alle anderen Empfänger nicht sichtbar. Sie selbst sehen jedoch alle Empfänger im „An“ und „Cc“.

Eine E-Mail sollte zunächst eine aussagekräftige Betreffzeile enthalten, die auf den Inhalt konkret hinweist. Damit kann die E-Mail vom Empfänger nicht nur entsprechend eingeordnet werden, sie gerät auch nicht in Gefahr als „Spam“ deklariert zu werden.

Auf die Funktionen der Lese- und Empfangsbestätigung sollte verzichtet werden, da diese vom Empfänger oftmals als störend empfunden werden und von diesem auch abgelehnt werden können. Zudem ist die Funktionalität Software übergreifend nicht immer gewährleistet.

Auch eine E-Mail sollte mit einer förmlichen und höflichen Anrede eingeleitet werden (Beispiel: „Guten Tag Frau Müller“).

Beim eigentlichen Textkörper der E-Mail gibt es keine besonderen Normen oder Vorschriften zu beachten. Sparsam sollte man mit Tab-Stopps sein, da sonst bei der Darstellung in anderen E-Mail Programmen Verzerrungen auftreten können. Wird die Textform auf „HTML“ eingestellt ergeben sich am wenigsten Kompatibilitätsprobleme.

Die E-Mail sollte mit einer Grußformel entsprechend beendet werden (Beispiele: „Viele Grüße“ ; „Herzliche Grüße“). Hier kann man auch ruhig etwas kreativer und lockerer schreiben, als bei einem Geschäftsbrief.

Mögliche Dateianhänge an eine E-Mail sollten in einem Format erstellt sein, welches der Empfänger auch öffnen kann. Im Zweifel sollte dies vorher erfragt werden. Weiterhin sollte auch die Größe des Anhanges beachtet werden, da viele Postfächer und E-Mail Server eine Größenbeschränkung, beispielsweise 5 Megabyte, aufweisen. Falls möglich sollten große Dateien auf mehrere E-Mails verteilt werden.