Was man braucht: PC, Textverarbeitungssoftware, Drucker
Zeitaufwand: Circa 30 Minuten
Schwierigkeit: Leicht
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Eine Anfrage kann äußerst vielfältig genutzt werden und unterscheidet sich daher von Fall zu Fall recht stark hinsichtlich Layout und Textgestaltung.
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Im Geschäftsalltag ist eine Anfrage häufig die Vorstufe zu einer Bestellung und dient damit der Vertragsanbahnung. Zu beachten ist hierbei jedoch, dass eine Anfrage ausschließlich dem Einholen von Informationen dient und keinen rechtsverbindlichen Charakter aufweist. Die geschäftliche Anfrage ist nach dem Muster eines geschäftlichen Briefbogens zu erstellen.
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Im privaten Gebrauch kann eine Anfrage für diverse Anlässe, beispielsweise für Anfragen bei Behörden oder Geschäften, genutzt werden. Je nach Bestimmung kann die Anfrage frei formuliert und gestaltet werden. Sie unterliegt keinerlei Vorschriften, was die Gestaltung betrifft. Es ist jedoch vorteilhaft, sie ebenfalls nach dem Muster eines Briefbogens zu erstellen.
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Die geschäftliche Anfrage ist zwingend maschinell zu erstellen und sollte wenn möglich die Länge einer DIN-A4 Seite nicht überschreiten. Der obere Teil der Seite wird für den Briefkopf benutzt. Linksbündig ist die eigene Unternehmensanschrift zu platzieren, rechtsbündig, in der obersten Zeile, der Erstellungsort sowie das aktuelle Datum.
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Nun folgt, in einem Abstand von etwa zwei bis drei Zeilen, das Anschriftenfeld. Hier wird der Empfänger der Anfrage eingetragen. Ist dieser namentlich bekannt, ist er hier aufzuführen.
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Zwischen der Anschrift und dem Textkörper der Anfrage sollten nun fünf bis sechs Zeilen Platz gelassen werden. Optional kann dazwischen ein passender Betreff eingefügt werden (Beispiel: „Anfrage Artikelnummer 13-14-7 / Bürohefter“). Der Inhalt der Anfrage sollte aus dem Betreff klar hervorgehen.
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Mit einer formellen Anrede (Beispiel: Sehr geehrte Damen und Herren, …“) wird nun der inhaltliche Teil der Anfrage eingeleitet. Auf circa 15 bis 20 Zeilen sollte nun das jeweilige Anliegen sachlich und formal dargestellt werden.
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Abschließen kann man die Anfrage dann mit einer passenden Grußformel (Beispiel: „Mit freundlichem Gruß“) und der eigenen Unterschrift. Diese ist nach dem Ausdrucken durch eine eigenhändige Unterschrift sowie den Firmenstempel zu ergänzen. Dann kann die Anfrage als Vorlage abgespeichert werden.