Was man braucht: PC, Textverarbeitungssoftware
Zeitaufwand: Etwa eine halbe Stunde
Schwierigkeit: Mittel
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Rechnungen werden seitens des Gesetzgebers unterschieden zwischen herkömmlichen Rechnungen, welche nach § 14 Umsatzsteuergesetz erstellt werden müssen und Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 150,- Euro. Diese sind nach § 33 der Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung anzufertigen, kommen jedoch in der Regel für Kleinunternehmer nicht in Betracht.
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Die Rechnung ist in Anlehnung an den geschäftlichen Briefbogen aufzubauen. Das bedeutet, sie ist mit einem Briefkopf zu versehen, der die vollständige Anschrift sowie zusätzliche Kontaktdaten enthält. Zwingend enthalten sein muss hier auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-Id-Nr.).
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Dann folgt in einem Abstand von wenigen Zeilen die Adresse des Rechnungsempfängers. Wenn die Rechnung an eine bestimmte Person adressiert ist, ist diese hier mit aufzuführen.
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Nun wird noch das Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer benötigt. Diese können in einer Zwischenzeile, hervorgehoben unter der Anschrift platziert werden. Die Rechnungsnummer muss dabei eine einmalig pro Geschäftsjahr zu vergebende Nummer sein. Im Idealfall ist sie sogar eineindeutig (Beispiel: 2011/05/00123 alias jjjj/mm/xxxxx).
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Es folgt jetzt eine Auflistung der in Rechnung gestellten Artikel beziehungsweise Dienstleistungen. Sehr gut geeignet ist dabei eine Aufstellung aller Posten in tabellarischer Form. In den einzelnen Spalten sollten dann Informationen zum Lieferdatum, der Anzahl (inklusive Einheitsangabe), einer aussagekräftigen Artikelbezeichnung sowie Einzel- und Gesamtpreis (mit Währungsangabe).
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Der Rechnungsbetrag ist summiert am Ende der Tabelle auszuweisen. Dabei muss er einmal als Nettobetrag (keine Umsatzsteuer enthalten) und einmal als Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer) ausgewiesen werden. Zusätzlich ist die reine Umsatzsteuer noch einmal gesondert mit aufzuführen (Beispiel: „Rechnungsbetrag (netto) 500,00 Euro; Umsatzsteuer (19 %) 95,00 Euro; Rechnungsbetrag (brutto) 595,00 Euro“).
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Abschließend sind noch Informationen zur Rechnungsfälligkeit anzugeben sowie Kontoinformationen, falls der Betrag nicht in bar gezahlt werden soll.